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¿Qué es el software de control de documentos y lo necesita?

El software de control de documentos no sólo almacena y gestiona documentos empresariales, sino que ayuda a su empresa a cumplir con las normativas federales, estatales e industriales que rigen la seguridad, el intercambio y el almacenamiento de la información.

Las tres características principales del software de control de documentos son la seguridad de alta gama, el control de versiones y la retención del ciclo de vida de los documentos.

Las empresas en industrias altamente reguladas, como la construcción, la energía, la ingeniería, las finanzas, la alimentación, el gobierno, la atención sanitaria, la inmigración, el sector jurídico y el médico, pueden enfrentarse a graves sanciones si sus procesos de control de documentos no cumplen las leyes federales y estatales.

Es importante que cada empresa tenga un sistema de gestión adecuado para la creación de documentos, así como para el flujo de trabajo de los mismos. La gestión adecuada de los documentos electrónicos actuales y archivados es esencial para la gestión del control de calidad, el aumento de la eficiencia de los procesos empresariales y el cumplimiento de las normativas. Sin embargo, algunas industrias requieren una solución de software más avanzada en sus capacidades de rastreo.

El software de control de documentos puede ser esencial para garantizar el cumplimiento de las normativas de su empresa, y para algunas industrias es un requisito legal. Existen varias opciones de software de control de documentos disponibles, pero ¿cómo se elige el software adecuado para su empresa? Hemos hablado con expertos del sector para explorar los tipos de empresas que necesitan este software, y hemos enumerado varios proveedores de software viables al final de este artículo.

¿Qué es el software de control de documentos?

El software de control de documentos, que no debe confundirse con el software de gestión de documentos, almacena y gestiona los documentos empresariales de acuerdo con las normas exigidas por las agencias federales (y/o estatales) y/o las normas emitidas por organizaciones como la Organización Internacional de Normalización que se exigen en determinados sectores. Las empresas de industrias muy reglamentadas se benefician de las características avanzadas que ofrece una solución de control de documentos.

Beneficios del software de control de documentos

Nikhil Koranne, vicepresidente adjunto de operaciones de Chetu, enumeró tres beneficios que ofrece una buena solución de control de documentos:

  • Seguridad: El software de control de documentos ha mejorado la seguridad, lo que proporciona a las empresas la capacidad de cifrar y transferir documentos tanto interna como externamente.
  • Control de versiones: El control de versiones ayuda a las empresas no sólo a guardar las versiones anteriores de los documentos para la posteridad, sino que también garantiza que se trabaja con la versión más actualizada.
  • Retención del ciclo de vida de los documentos: El software de control de documentos proporciona a las empresas una pista de auditoría fácil, que permite a los empleados y auditores ver todo el ciclo de vida de un documento para garantizar la autenticidad y el cumplimiento de la normativa. 

Software de control de documentos vs. software de gestión de documentos

La elección de una solución para sus documentos empresariales puede parecer intrascendente, pero el sistema correcto puede tener un gran impacto en el flujo de trabajo de su empresa. En algunos casos, el sistema correcto puede ser la diferencia entre mantener las normas de la industria o ser víctima de una auditoría perjudicial.

Debido a lo mucho que está en juego, los propietarios de empresas necesitan saber la diferencia entre el software de gestión de documentos y el software de control de documentos, y hay algunas diferencias clave. Jared Weitz, director general y fundador de United Capital Source, dijo que los sistemas de control de documentos son esencialmente más maduros que los sistemas de gestión de documentos y tienen un mayor nivel de supervisión.

Algunos sistemas de gestión de documentos tienen características de cumplimiento, pero a menudo son restringidos y no lo suficientemente amplios para las empresas que necesitan mantener un registro de cada versión de un documento electrónico.

«La principal diferencia radica en las capacidades que un software de control de documentos lleva consigo en los modelos de ciclo de vida y en las acciones de apoyo como los procesos de revisión y aprobación», dijo Weitz a business.com. «En el caso de una auditoría, debe haber una pista de auditoría clara y un historial completo del proceso de documentación».

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