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Cómo hacer que su negocio sea resistente a desastres como el Coronavirus

Hace unos 10 años, llegué al Aeropuerto Internacional de Hong Kong por primera vez. Después del vuelo de 16 horas desde San Francisco, tenía un día de reuniones por delante. Al salir del avión, me sorprendió que la Autoridad Aeroportuaria de Hong Kong me examinara para detectar fiebre y cualquier signo de gripe. Más tarde me enteré de que estas medidas se habían puesto en marcha después del brote de SARS una década antes. Aunque el riesgo de SARS había disminuido, las medidas preventivas seguían vigentes.

Avanzamos rápidamente hasta hoy y las cosas han cambiado drásticamente. Durante el último mes, el brote de coronavirus que comenzó en Wuhan se ha extendido por toda China y ha puesto al mundo en alerta. Ha puesto una seria tensión en la cadena de suministro global y ha amenazado a muchos empresarios que dependen de los proveedores extranjeros para los componentes en un modelo de entrega «justo a tiempo».

Sin embargo, la propagación del coronavirus es sólo una de las muchas macro amenazas que enfrentan los empresarios hoy en día, incluyendo el nacionalismo de extrema derecha, el cierre de las fronteras y la creciente violencia entre facciones, como en Hong Kong el año pasado.

En nuestro mundo interconectado y globalizado, los empresarios se enfrentan ahora al entorno empresarial más precario e impredecible en más de dos décadas. Para muchos fundadores que han crecido en una década de relativa abundancia y estabilidad, este puede ser el momento más desafiante y de prueba que aún tienen que enfrentar.

¿Cómo empresario, como puede prepararse para estos desafíos?

Afortunadamente, hay algunos pasos sencillos que puede dar para asegurarse de que, pase lo que pase, está preparado. El primero de ellos es crear un plan de resiliencia para asegurar que su negocio está en buen pie y preparado para cualquier tipo de desastre, natural o provocado por el hombre. Además, debe ser preventivo y abierto con los colegas y las partes interesadas pertinentes para asegurarse de que están listos para entrar en acción y cumplir con su cometido cuando llegue el momento.

Crear un plan de resiliencia

Hace dos semanas, un antiguo cliente me llamó en un estado de coacción audible. Sufrieron un importante pirateo de la base de datos y del software de rescate. Aunque el hack no afectó a la información de pago, la información de identificación personal (PII) de las personas fue robada.

«Tenemos que darnos a conocer y decírselo a nuestros socios, pero no tenemos un plan de acción para las consecuencias de lo que se hará después«, dijo el ex cliente.

Aunque el antiguo cliente terminó enviando mensajes a todos los interesados pertinentes y sobrevivió a este ataque de rescate, el proceso habría sido mucho más fácil si hubiera tenido un plan de resistencia. Un plan de resiliencia puede abordar cualquier problema centrado en la pérdida de datos y la piratería informática, pero también la incapacitación de los ejecutivos de base, los acontecimientos de «fuerza mayor» como los desastres naturales, la eliminación de productos o los desafíos normativos, y los rápidos cambios de panorama, incluidos los que tienen una motivación política. 

El plan debe abordar las siguientes áreas: funciones esenciales, sucesión en caso de incapacitación de la administración clave, delegación de autoridad, funciones de comunicaciones y de respaldo, administración de instalaciones, planificación de escenarios de la cadena de suministro y de proveedores, y consideraciones de salud y seguridad para todos los empleados e interesados.

Uno de los ejemplos más claros de empresas con directrices de continuidad claras es la Casa del Gofre. Sí, esa Casa de los Gofrecillos. Debido al predominio de sus ubicaciones en zonas propensas a los huracanes, la Waffle House tiene un robusto plan de continuidad que indica diferentes niveles de servicio en función de la gravedad de los daños.

Sé preventiva y abierta con tus colegas

Volviendo a la historia del rescate, una de las principales preocupaciones de mi antiguo cliente era el riesgo de despedir a los empleados. «Nunca he discutido lo que podría pasarles ante un desafío. Cuáles podrían ser las dificultades. Tal vez incluso puedan perder sus trabajos», dijo.

Esto ilustra la importancia de la transparencia y la rendición de cuentas con los colegas y las partes interesadas, especialmente las que son clave para la continuidad de la empresa. Antes de que surja una situación difícil, es muy aconsejable ser preventivos y abiertos con sus colegas en cuanto a lo que podría suceder en caso de que la oficina tenga que cerrar por un período de tiempo o no se materialicen nuevos ingresos.

Aunque las consecuencias pueden ir desde el simple hecho de tener que trabajar desde casa o a distancia durante un período de tiempo hasta incluso un permiso de pago, si sus colegas pueden prepararse para el camino que tienen por delante, el proceso será mucho más fácil.

Para los principales interesados externos, como los asociados en la cadena de suministro, es importante ser preventivos y proactivos en el proceso de planificación. Durante las negociaciones iniciales, cree un plan de reserva en caso de que un tercero asociado clave ya no pueda prestar servicios. Diseñe todos los escenarios esperados y cree planes de acción que minimicen la pérdida de la entrega de productos y servicios.

Tome medidas ahora para prevenir los desafíos

Tomando medidas ahora, puede preparar su empresa para ser más resistente en caso de un desastre o cualquier otra situación extraordinaria que surja y esté fuera de su control. Para tener ventaja, cree un plan de resiliencia hoy mismo. En segundo lugar, debe ser preventivo y abierto con sus colegas para que se unan a la causa común de su empresa y actúen como partes interesadas efectivas.

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